Registerbeskrivning för Svenska folkpartiet i Finland r.p.:s medlemsregister i enlighet med 10 § och 24 § i personuppgiftslagen (523/99) och EU:s dataskyddsförordning (GDPR) (2016/679) . Uppgjord 24.5.2018. Senast ändrad 30.03.2020.
1.
Registeransvarig
Svenska folkpartiet i Finland r.p.
FO-nummer: 0215325-4
Pb 430
00101 Helsingfors
E-post: info@sfp.fi
2.
Kontaktperson för registret
Organisationssekreterare May Myrberg
Svenska folkpartiet i Finland r.p.
Pb 430
00101 Helsingfors
Tel.: +358 45 657 9691
e-post: may.myrberg@sfp.fi
3.
Dataskyddsansvarig
Politik- och dataanalytiker Christoffer Hällfors
Svenska folkpartiet i Finland r.p.
Pb 430
00101 Helsingfors
Tel.: +358 40 56 10 970
e-post: christoffer.hallfors@sfp.fi
4.
Registrets namn
Kilta – Svenska folkpartiet i Finland r.p. medlemsregister
5.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Svenska folkpartiet upprätthåller ett medlemsregister för att identifiera medlemmarna och för kontaktverksamheten till medlemmarna: partiinformation, möteskallelser samt partiets medlemstidning samt annan kommunikation i anknytning till medlemskapet. (Personuppgiftslagens 8 §, Föreningslagen 10 §).
Medlemsregistret levereras av Kehätieto Oy som Svenska folkpartiet r.p. administrerar.
6.
Registrets sakinnehåll
Grundläggande uppgifter om medlemmen:
Medlemmens för- och efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelseår, inskrivningsdatum, medlemskap, lokalavdelning, krets, förbund, specialförening.
Information som uppstår på grund av medlemsrelationen:
Medlemmens förtroendeuppdrag inom partiet, deltagande i evenemang, kandidatur i val.
Dessutom sparas medlemmars kontakter till partiet och ytterligare information om medlemskap.
Utöver dessa sparas eventuellt samtycke för utlämnande av uppgifter samt förbud mot medlemsmeddelanden
7.
Regelenliga informationskällor
Personuppgifterna samlas in genom en skriftlig medlemsansökan.
Uppdatering av kontaktuppgifter:
Kontaktuppgifter uppdateras med information av den registrerade samt ur allmänna register såsom Postis adressregister. Felaktiga kontaktuppgifter uppdateras direkt de uppdagas.
8.
Utlämning av uppgifter i regel och översändande av uppgifter till stater utanför EU eller Europas ekonomiområde
Uppgifter ur registret kan ges till samarbetsparter som står nära partiet ifall person gett samtycke. Till dessa samarbetsparter räknas förbund som hör till SFP samt Svenska bildningsförbundet, Svenska riksdagsgruppen och partiets europaparlamentariker.
Inga uppgifter ur registret lämnas ut till tredje part utöver de tidigare nämnda – inte heller till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Servrar och andra tekniska kringenheter som används för databearbetning kan ägas och kontrolleras av den tredjepartstjänsteleverantör som levererar tjänster till registeransvarige. Registeransvarige kan införskaffa de tjänster som behövs för användning av sådana enheter från externa tjänsteleverantörer.
9.
Principer för skydd av registret
Svenska folkpartiets medlemsregister behandlas förtroligt. Registret är ändamålsenligt skyddat för utomstående med hjälp av brandväggar och andra tekniska skyddsmetoder. Registret bevaras i pappersformat enbart i låsta utrymmen.
Registret utnyttjas av anställda vid partiet samt förbunden samt av lokalavdelningsstyrelser och förbundens lokalavdelningsstyrelser. Relevanta delar av registret kan överlåtas till förtroendevalda i kretsarnas och kommunorganisationers styrelser. Användarna har tystnadsplikt.
10.
Rätt till insyn
De registrerade har med stöd av personuppgiftslagen och GDPR rätt att få insyn i vilka uppgifter som har registrerats om dem i medlemsregistret.
Begäran om insyn i registret ska skickas elektroniskt till medlemsregister@sfp.fi
Begäran om insyn i registret kan framföras personligen på adressen:
Svenska folkpartiet i Finland r.p., Georgsgatan 27, 00100 HELSINGFORS
När begäran om insyn framförs personligen ska ett giltigt officiellt identitetsbevis med bild uppvisas. Ifall begäran skickas elektroniskt ska den skickas från den e-post som är registrerad i medlemsregistret.
Svenska folkpartiet i Finland r.p. besvarar begäran om insyn som framförs personligen eller skriftligen inom 2 veckor från det att begäran har gjorts.
11.
Uppdatering av information
Medlemmen uppger sina namn- och kontaktuppgifter vid ansökan om medlemskap. Därefter uppdateras uppgifterna via Postis adresstjänst. Eftersom detta inte fungerar felfritt önskas medlemmen själv uppdatera sina kontaktuppgifter via medlemstjänsten i medlemsregistret.
12.
Övriga rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter
Medlemmarna har rätt att förbjuda föreningen att behandla medlemsuppgifter i syfte att genomföra marknads- eller gallupundersökningar eller direktmarknadsföring.
Förbudet ska meddelas via partiets medlemstjänst eller skickas skriftligen till adressen:
Svenska folkpartiet i Finland r.p., PB 430, 00101 Helsingfors eller medlemsregister@sfp.fi
Observera: Partiet överlåter inte medlemsregisterinformation till utomstående tredje parter. Eventuell marknadsföring/undersökning gäller endast partiet.
13.
Användning av registret
Följande personal ser innehållet i registret:
Svenska folkpartiets personal
Svensk Ungdom personal
Svenska Kvinnoförbundets personal
Svenska seniorers personal
Utöver detta så har varje lokalavdelning en utsedd administratör som kan administrera de egna medlemmarna samt läsrättigheter för ordförande, sekreterare och kassör.
