Registerbeskrivning – Medlemsregister

Registerbeskrivning för GRYNINGEN – Svenska folkpartiet i Finland r.p.:s medlemsregister i enlighet med 10 § och 24 § i personuppgiftslagen (523/99) och EU:s dataskyddsförordning (GDPR) (2016/679) . Uppgjord 24.5.2018. Senast ändrad 09.06.2018.

1.

Registeransvarig

Svenska folkpartiet i Finland r.p.
FO-nummer: 0215325-4
Simonsgatan 8 A
00100 Helsingfors
E-post: info@sfp.fi

2.

Kontaktperson för registret

Organisationssekreterare May Myrberg
Svenska folkpartiet i Finland r.p.
Simonsgatan 8 A
00100 Helsingfors
Tel.: +358 45 657 9691
e-post: may.myrberg@sfp.fi

3.

Dataskyddsansvarig

Politik- och dataanalytiker Christoffer Hällfors
Svenska folkpartiet i Finland r.p.
Simonsgatan 8 A
00100 Helsingfors
Tel.: +358 40 56 10 970
e-post: christoffer.hallfors@sfp.fi

4.

Registrets namn

GRYNINGEN – Svenska folkpartiet i Finland r.p. medlemsregister

5.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Svenska folkpartiet upprätthåller ett medlemsregister för att identifiera medlemmarna och för kontaktverksamheten till medlemmarna: partiinformation, möteskallelser samt partiets medlemstidning samt annan kommunikation i anknytning till medlemskapet. (Personuppgiftslagens 8 §, Föreningslagen 10 §)

6.

Registrets sakinnehåll

Grundläggande uppgifter om medlemmen:

Medlemmens för- och efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelseår, inskrivningsdatum, medlemskap, lokalavdelning, krets, förbund, specialförening.

Information som uppstår på grund av medlemsrelationen:

Medlemmens förtroendeuppdrag inom partiet, deltagande i evenemang, kandidatur i val.

7.

Regelenliga informationskällor

Personuppgifterna samlas in genom en skriftlig medlemsansökan.

Uppdatering av kontaktuppgifter:

Kontaktuppgifter uppdateras med information av den registrerade samt ur allmänna register såsom Postis adressregister. Felaktiga kontaktuppgifter uppdateras direkt de uppdagas.

8.

Utlämning av uppgifter i regel och översändande av uppgifter till stater utanför EU eller Europas ekonomiområde

Inga uppgifter ur registret lämnas ut till tredje part – inte heller till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Servrar och andra tekniska kringenheter som används för databearbetning kan ägas och kontrolleras av den tredjepartstjänsteleverantör som levererar tjänster till registeransvarige. Registeransvarige kan införskaffa de tjänster som behövs för användning av sådana enheter från externa tjänsteleverantörer.

9.

Principer för skydd av registret

Svenska folkpartiets medlemsregister behandlas förtroligt. Registret är ändamålsenligt skyddat för utomstående med hjälp av brandväggar och andra tekniska skyddsmetoder. Registret bevaras i pappersformat enbart i låsta utrymmen.

Registret utnyttjas av anställda vid partiet samt förbunden samt av lokalavdelningsstyrelser och förbundens lokalavdelningsstyrelser. Relevanta delar av registret kan överlåtas till förtroendevalda i kretsarnas och kommunorganisationers styrelser. Användarna har tystnadsplikt.

10.

Rätt till insyn

De registrerade har med stöd av personuppgiftslagen och GDPR rätt att få insyn i vilka uppgifter som har registrerats om dem i medlemsregistret.

Begäran om insyn i registret ska skickas elektroniskt till may.myrberg@sfp.fi

Begäran om insyn i registret kan framföras personligen på adressen:

Svenska folkpartiet i Finland r.p., Simonsgatan 8 A, 00100 HELSINGFORS

När begäran om insyn framförs personligen ska ett giltigt officiellt identitetsbevis med bild uppvisas. Ifall begäran skickas elektroniskt ska den skickas från den e-post som är registrerad i medlemsregistret.

Svenska folkpartiet i Finland r.p. besvarar begäran om insyn som framförs personligen eller skriftligen inom 2 veckor från det att begäran har gjorts.

11.

Uppdatering av information

Medlemmen uppger sina namn- och kontaktuppgifter vid ansökan om medlemskap. Därefter uppdateras uppgifterna via Postis adresstjänst. Eftersom detta inte fungerar felfritt önskas medlemmen själv uppdatera sina kontaktuppgifter via adressändringsformuläret på hemsidan.

12.

Övriga rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter

Medlemmarna har rätt att förbjuda föreningen att behandla medlemsuppgifter i syfte att genomföra marknads- eller gallupundersökningar eller direktmarknadsföring.

Förbudet ska skickas skriftligen till adressen:

Svenska folkpartiet i Finland r.p., PB 430, 00101 Helsingfors eller info@sfp.fi

Observera: Partiet överlåter inte medlemsregisterinformation till utomstående tredje parter. Eventuell marknadsföring/undersökning gäller endast partiet.

13.

Användning av registret

Följande personal ser innehållet i registret:

Svenska folkpartiets personal
Svensk Ungdom personal
Svenska Kvinnoförbundets personal
Svenska seniorers personal

Utöver detta så har varje lokalavdelning en utsedd administratör som kan administrera de egna medlemmarna.